平时我们在工作中难免要把一些文件发给其他人查看,有些时候不知不觉就被别人篡改了内容,而我们却不知道,就有可能给公司造成一定的损失,所以今天教大家如何防止文档被篡改。
1.限制编辑
如果担心别人篡改你的文档,你可以这样操作,依次点击【审阅】-【限制编辑】-【设置文档的保护方式】-【只读】,这样就可以防止文档被修改。
当然,你也可以设置允许编辑的区域,限制他人对文档特定部分编辑或者【限制对所选的样式设置格式】,防止格式更改。
2.文档定稿
【文档定稿】不仅可以确认最终版本,实现定稿留档,不会误删重要版本,而且还有更改提示,防范无声篡改。只需要依次点击【审阅】-【文档定稿】-【文档定稿】,在弹出的【文档定稿】窗口中,点击【确定】即可完成文档定稿。
多人定稿:需要发送给他人(如上级领导、论文导师等)帮忙定稿。我们可以关闭【邀请定稿】窗口,点击【分享】,在弹出的【股份认购合同】窗口中设置分享规则,最后点击【复制链接】,将链接发送给他人即可。
当他人修改后,系统就会提醒你有更新,并显示【文档有新版本】。
注:若不希望定稿文档在查看过程中被更改,记得在分享功能里面把文档权限设置为【任何人可查看】后,再复制链接进行分享。
取消定稿的操作:
在文档定稿功能页上,点击右上角的菜单,如图选择【取消定稿】。
依次点击【审阅】-【文档认证】,在弹出的【文档认证】对话框中,点击【开始认证】,认证成功后,这份文档就相当于“上了户口”,有了一个“身份证号”(全网唯一不重复的ID)。
当你把文档发送给别人,别人经过篡改后发回给你时,系统就会提醒你,并显示“更新时间”。瞬间觉得,一切尽在掌握。
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