工作中，我们每天都要做各种沟通和汇报。不管是什么形式、什么渠道的沟通汇报，都是为了把信息全面、简明、有组织的传递给对方，从而提高效率、达成共识。简单来说就是把事情想清楚讲明白，让对方轻松理解并记忆深刻。
谈到结构化，首先想到的是著名的“金字塔原理”。金字塔原理被很多人知道主要是源于芭芭拉•明托，在1963年的时候，她是麦肯锡聘请的第一位女性咨询顾问。她的报告做得不错，公司领导就让她教一下公司的咨询师做报告，后来把讲义整理出来就成为《金字塔原理》。
金字塔原理广泛应用于思考、沟通表达、解决问题和开发培训课程，是提高逻辑思维和表达能力的高效思维工具。其实，结构化并不是芭芭拉创造出来的，结构化一直存在着。比如我们会把一年分为春夏秋冬四季，这本身就是一种结构。
金字塔原理有四个基本原则，分别是：
• 论—结论先行
• 证—自上而下
• 类—归类分组
• 比—逻辑递进
原则一：结论先行
在做商务沟通和汇报时，如果我们做了30页PPT，汇报到20页的时候，还没有让对方抓住你汇报沟通的主要观点，这就是一个失败的汇报。听众的注意力是有限的，在演讲汇报和商务沟通过程中，如果前5分钟不能吸引听众的注意力，听众的大脑极容易产生自我保护，这种保护的结果就是产生“懈怠”情绪。
吸引听众的注意力有很多种方法，有演讲的技巧，有图形化展示的技巧，其实听众最在意的是听到你的观点和结论，这是很有效率的的一种方法，不管听众是否赞同你的观点，都会吸引听众关注你的主要论据和方法。
“结论先行”做得最好的就是我们每年都会看到的政府工作报告。几万字的政府工作报告，每个要点部分都是“结论+分析”的模式来写。如果我没有时间全文阅读这份几万字的报告，我把每个段落的要点集中一起，能快速了解政府报告的精髓。这并不是我的归纳总结能力强，是报告文章采取的“结论先行”的方式，让我在阅读几万字的政府报告不费力，既可以快速通读浏览，又能根据自己的兴趣详细看某部分具体内容。
在商务汇报过程中的结论先行，推荐使用摘要法。摘要法适合于页数超过20页的PPT报告，可以在分析和论述开始前增加摘要页，汇总主要观点。比如商业计划书、IPO路演报告或上市公司年报报告，在最前面常常有Summary部分，主要介绍基本情况和核心结论。
原则二：自上而下
先抛结论，然后列出要点来支持自己的结论，再层层详细展开。
当你对要表达和沟通的问题已有主要思路，就差清晰地表达出来时，适合用自上而下法。比如，写年终总结时，基本知道自己要写的主题是什么，平时的成绩、遇到的问题、下一年的规划等也有个大概构思，此时，就可以采用自上而下法构建金字塔结构，条理清晰地表明自己的想法。
原则三：归组分类
当一件事情你去分类以后，它就变得特别得清晰、简单、准确，分类是生活、工作中无处不在的。家中物品的摆放，如果做好归类分组就会显得很舒服，使用时候找起来也很方便。我们的大脑有自动将某些具有共同特性的东西进行归类组合的能力。如果大脑对处理的信息，已经进行了归类分组，显得清晰明了，理解起来就比较容易。如果要处理的信息杂乱无章，大脑会自动进行信息解构分析，进行归类分组，但是会增加听众的大脑负担，不利于信息的理解。
分类要符合MECE原则，中文叫相互独立、完全穷尽。相互独立的意思是，互相之间不能有交叉，完全穷尽就是你在分类的时候不能有遗漏。只要符合这个标准，就是一个清晰的、准确的分类。
在实际运用中你只用不停问自己两个问题：
-
我是不是把所有的可能因素都考虑到了，有没有遗漏的？
-
这些因素之间有没有互相重叠的部分？
在运用MECE原则时，有两个数字要记住，数字3和数字7。有研究认为，人类大脑能一次性接受的信息分类的临界值是7条，突破7以后就会给记忆造成负担。3条最容易记住，我们在做工作汇报的时候，如果你列出的信息数量超过7条，就要考虑分类或压缩了。
原则四：逻辑递进
在完成归类分组之后，同一组内的信息表达也是有一定的逻辑顺序的。不知大家发现没有，同样一件事，表达的顺序不同，得出的结果和效果也完全不一样。表达的先后顺序非常重要。
常见逻辑递进的排序原则分为时间、空间、重要性和业务流程四种方式。排序原则要统一，即同一个层级采用同一种排序方式，不能采用多种排序方式。前两条用时间分，后两条用空间分就会产生交叉。
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逻辑顺序 |
举 例 |
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时间 |
• 过去、现在、未来 • 阶段一、阶段二、阶段三 • 短期计划、中期计划、远期规划 |
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空间 |
• 东部、中部、西部 • 办公楼、研发楼、生产楼 • 收货区、包装区、发货区 |
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重要性 |
• 董事会、经营层、员工 • VIP经销商、执行经销商、经销商 • 主营业务、辅助业务、战略业务 |
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业务流程 |
• 招聘、培训、绩效 • 计划、执行、改进 • 问题、原因、方案 |
“论证类比”四个核心原则之间还有内在关系。论与证是和纵向结构对应的，就是上下要符合论与证的结构。类和比是横向结构对应的，同一组思想之间要符合归类分组和逻辑递进。
金字塔结构的工作汇报一般比较适用于以下几种情况：
第一种情况——解决问题。当发现问题并需要尝试解决时，由问题核心出发，收集、归纳论据，确定大致的目标，可以大大提高解决问题的效率，同时也可以明确问题的每一个阶段或者层面所需要处理的事件。
第二种情况——工作安排。如果你是部门负责人或企业领导，有经验，有下属，对于某项计划或工作，你根据经验提出目标和假设，再列出所需要的支撑事物，分摊给不同的下属。限定时间到期后，下属提交资料，你汇总排列，高速有效的解决工作。对于企业管理者来说可以让工作更轻松。
第三种情况——成果汇报。问题已经解决，金字塔已经建成，需要交流的时候，从上到下，从金字塔塔尖向领导汇报。领导的时间是宝贵的，给你十分钟时间汇报本季度业绩，你只汇报中心论点和一级支持论据，更容易让领导明白你的核心观点。
综上所述，使用结构化思维的工作汇报具有以下优点：
• 缩减完成同一项工作所需的时间，提升效率。
• 增强解决问题、工作安排、成果汇报时的清晰度。
• 使信息接受者更容易理解，降低信息传递中的失真。
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